Sicoob Credicom cria sistema em suas agências que centraliza o controle de numerário
2022
Sudeste
Crédito
Não
Cooperativa de Economia e Crédito Mútuo dos Médicos e Profissionais da Área de Saúde do Brasil Ltda. - Nome Fantasia - SICOOB CREDICOM
106875
519
Prêmio Somos Coop Excelência em Gestão
Gestão
Criação de um sistema interno que permite o acompanhamento, melhoria no processo, controle e tratativas das demandas de Tesouraria como controle dos saldos dos caixas, terminais eletrônicos e custódias; solicitação de movimentação por parte das transportadoras; validação de faturamento dos serviços prestados; vínculo de usuários aos terminais utilizados; registro de recebimento e conferência dos movimentos de caixa, sem necessariamente manter em suas agências um funcionário com o cargo e a atribuição de um tesoureiro.
Contexto e desafios
O Sicoob Credicom é uma cooperativa singular que optou por centralizar o controle do seu numerário, sem manter em suas agências um funcionário com o cargo e a atribuição de um tesoureiro.
Esse modelo, sem a presença de um supervisor nas agências, exigiu que a cooperativa criasse mecanismos para se certificar de que os processos de caixa estavam sendo realizados de forma correta e segura, além de buscar um acompanhamento eficiente do volume de dinheiro disponível em suas agências e custódias disponíveis nas transportadoras de valor, de forma a otimizar a utilização desse recurso pela cooperativa.
Como o SISBR, sistema operacional utilizado pelas cooperativas do SICOOB, tem uma limitação, sob a ótica dos processos da Credicom, em produzir informações que permitam o monitoramento dos processos e numerário de maneira centralizada em sua Sede, o Sicoob Credicom, por meio da Gerência de Tesouraria, identificou a necessidade de desenvolver internamente ferramentas que proporcionassem o acompanhamento e a tomada de decisão de maneira rápida e assertiva.
Desenvolvimento e metodologia
Desta forma, foi desenvolvido um sistema interno que utiliza relatórios disponíveis no SISBR para permitir:
- A conferência e validação dos documentos processados nos terminais de caixa;
- O tratamento das pendências originadas na autenticação de documentos;
- O tratamento de diferenças contabilizadas nos terminais de caixa;
- O monitoramento do saldo em dinheiro disponíveis nos terminais de caixa, ATM e tesoureiro eletrônico, comparando-os com o limite segurado de cada unidade;
- A solicitação de suprimentos, recolhimentos e manutenções em terminais de caixa, ATM e tesoureiro eletrônico;
- O registro e controle do numerário disponível em cada uma das transportadoras de valor que a cooperativa se relaciona;
- A apuração de diferenças originadas por registros indevidos nos terminais de ATM e tesoureiro eletrônico;
- O fechamento contábil das contas Caixa e Numerário em Trânsito, considerando eventuais diferenças que afetam essas contas;
- A validação e o registro dos serviços faturados pelas transportadoras de valor;
- O acompanhamento das movimentações nos terminais de ATM, entre outros.
Todo esse acompanhamento inicia com a emissão de relatórios no SISBR e posterior importação no sistema interno, denominado Sistema de Gestão das Operações de Caixa. São emitidos relatórios com as operações realizadas nos terminais, estornos, liberações de talão de cheques, cadastramentos de senhas, liberações de dispositivos, saldos dos terminais, provisões de saques e alocação de usuários nos terminais de caixa.
A importação desses relatórios permite a Gerência de Tesouraria saber, por exemplo, qual usuário de caixa contabilizou uma diferença, informação não disponível de forma direta no SISBR, permite saber quais terminais abriram e devem enviar seu movimento para conferência e envio para microfilmagem, permite acompanhar a série histórica da disponibilidade de numerário na cooperativa e o acompanhamento em tempo real do saldo das agências, indicando a necessidade de abastecimento ou retirada de numerário de cada equipamento ou agência.
Resultados e aprendizados
O sistema desenvolvido contribuiu com uma análise mais abrangente e permitiu uma resposta mais rápida quanto a gestão do numerário da cooperativa. Contribuiu significativamente para redução do valor médio de disponibilidade em cerca de 40%, saindo de cerca de R$ 10 milhões (dez milhões de reais) de dinheiro parado nas agências e equipamentos, para cerca de R$ 6 milhões (seis milhões). Isso significa que o sistema contribuiu diretamente para a cooperativa transferir para a centralização financeira, onde o dinheiro é remunerado.
Gráfico demonstrando a redução do valor médio:
Também contribuiu, entre outros, para:
- Redução de tempo na execução das rotinas da Gerência de Tesouraria;
- Padronização da comunicação realizada com as transportadoras de valor;
- Aumento da segurança com o monitoramento em tempo real dos saldos;
- Maior controle dos custos com transporte de valores;
- Maior controle das pendências junto aos caixas, equipamentos e transportadoras de valor.
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